Todas as informações aqui apresentadas são baseadas na legislação estadual e federal vigentes, que têm como objetivo básico a correta aplicação dos recursos públicos.

PORQUE NÃO POSSO INDICAR A MARCA E/OU O MODELO DO PRODUTO QUE DESEJO ADQUIRIR?
A escolha da marca (indicação de um produto) restringe a concorrência. Por este motivo, a lei veda a escolha da marca.

COMO COMPRAR UM PRODUTO QUE ATENDA A TODAS AS MINHAS NECESSIDADES?
O processo de compra é realizado atendendo as especificações contidas no pedido de compra, assim, a descrição do produto deve apresentar todas as reais necessidades do solicitante. A Diretoria de Compras e Materiais busca atender os pedidos dispondo o menor valor possível para tal, ou seja, será adquirido o produto que atenda ao mínimo solicitado.

COMO EVITAR A COMPRA DE PRODUTOS DE BAIXA QUALIDADE OU INADEQUADOS?
A especificação técnica do produto deve ser completa, mesmo que muitas vezes pareça óbvio. Solicitações mal formuladas podem levar a DIRCOM a comprar produtos diferentes daqueles imaginados pelo solicitante, apesar de o item comprado atender integralmente às especificaçõeas contidas na solicitação.

PORQUE TENHO QUE JUSTIFICAR A COMPRA E INFORMAR A UTILIDADE DO ITEM SOLICITADO?
Apesar de parecer lógico, a lei determina que todas as compras tenham uma motivação. Diante dessa exigência, é necessário que o solicitante informe o motivo da compra, quais as condições atuais, por que elas não atendem às necessidades e como o item solicitado (serviço, material ou bem permanente) será utilizado para resolver o problema.

POR QUE AS SOLITICITAÇÕES DE COMPRA DEMORAM TANTO PARA SEREM ATENDIDAS?
A compra na administração pública depende de muitos fatores, sendo que o prazo de compra pode variar entre 1 mês e 1 ano e algumas compras acabam não sendo efetivadas.
Apresentamos abaixo alguns desses fatores:

1. Solicitação mal formulada:
a) Descrição incompleta ou inconsistente – muitas vezes o solicitante não especifica corretamente o que deseja comprar, com isso os fornecedores podem cotar errado, não cotar ou pedir maiores esclarecimentos. Para resolver essa situação a DIRCOM tem que devolver o processo ao solicitante, para que sejam realizados esclarecimentos;
b) falta de informações – Além de efetuar as cotações, a DIRCOM tem que solicitar o empenho da despesa, dependendo de diversas informações, tais como a fonte de recursos, convênio a qual a compra está vinclada, autorização dos órgãos competentes, entre outros.

2. Cotação de Preços - a maioria das empresas não possui pessoal disponível para efetuar o levantamento de preços e, dependendo da quantidade ou das características dos materiais, demoram semanas para fornecer as cotações.

3. Indisponibilidade de recursos – basicamente pode-se dizer que a administração pública não pode adquirir nada sem o prévio empenho. Desta forma, é preciso aguardar a disponibilidade de recursos para solicitar a entrega dos produtos ou contratação dos serviços.

4. Procedimentos licitatórios – não tem jeito, licitar demora. Em condições normais estima-se que a licitação leva em média 2 meses para ser concluída, sem considerar os prazos de tramitação dos pedidos e as cotações.

5. Fornecedor – A DIRCOM também depende do fornecedor que, muitas vezes, não cumpre com suas obrigações, descumprindo os prazos ou entregando produtos em desconformidade, os quais precisam ser devolvidos, atrasando ainda mais a compra.

Como descrito acima, a efetivação da compra depende da complexidade do item solicitado e da própria solicitação, da existência de recursos, das regras de cada convênio, do fornecedor contratado, além de outras variáveis.

O QUE É EMPENHO?
Escolhido o fornecedor, seja por licitação, de forma direta ou por dispensa, é obrigatória a confecção do pedido de empenho. O empenho é o ato pelo qual se cria para o Estado a obrigação de pagamento. É a garantia dada ao fornecedor de que a venda ou a prestação de serviço será paga.

O QUE É RUBRICA?
Cada item adquirido pela administração pública pertence a uma família. Por exemplo: o lápis é um material de expediente e a rubrica do material de expediente é 33.90.30.02. Cada item adquirido na UNICENTRO deve ser lançado em sua rubrica específica.

O QUE SIGNIFICAM OS TERMOS "FRACASSADO” E “DESERTO” EM LICITAÇÕES?
Uma licitação ou um lote é deserto quando não recebe proposta. O fracasso acontece quando todas as propostas apresentadas são desclassificadas, o que ocorre quando os preços constantes da licitação são incompatíveis com os de mercado e o fornecedor não tem interesse em apresentar proposta ou, quando faz em desconformidade com o previsto no edital.

COMO É PROCESSADA A COMPRA DIRETA?
Na compra direta são consultadas pelo menos 3 (três) empresas, sendo contratada a que apresentar o menor valor para o produto ou serviço pretendido pela administração. O limite para a aquisição direta estabelecido em lei, desde 1993, por ano e por rubrica, é de R$ 8.000,00. Embora esteja defasado e seja insuficiente para atender a toda a instituição, é o que precisa ser observado.

O QUE POSSO FAZER PARA AGILIZAR A COMPRA NA UNICENTRO?
Os produtos a serem adquiridos ou serviços a serem contratados devem ser minuciosamente descritos pelo solicitante. O pedido deverá ser realizado no setor de protocolo e encaminhado à PROAF, com justificativa da necessidade de sua compra e acompanhado, sempre que possível, de três orçamentos dos produtos solicitados.
É preciso lembrar que os pedidos em caráter de emergência podem ser atendidos quando a causa que deu motivação justifica o pedido nessas condições.
Por outro lado, pode-se dizer que em mais de 99% dos casos os pedidos podem e devem ser feitos com a devida antecedência, o que exige planejamento e organização das unidades requisitantes.